Portium: comunicación en la empresa

La comunicación en la empresa permite la adaptabilidad a los cambios, facilita la toma de decisiones, mejora el compromiso de los empleados y mejora la imagen corporativa.

 

La comunicación en las empresas suele ser un verdadero dolor de cabeza en el día a día de sus actividades, pero cada vez se ha vuelto más necesaria y por ende, mejor gestionada. Los CEO o dirigentes de las grandes compañías, le están dando la importancia que merece, con acciones tanto digitales como con tradicionales reuniones semanales, mensuales o incluso trimestrales. Todo depende de la empresa. Pero… ¿Cómo estamos por casa?

Antes de mencionar cómo manejamos en Portium nuestra comunicación quisiera recordar la importancia de gestionar las buenas prácticas en la oficina:

  • permite la adaptabilidad a los cambios,
  • facilita la toma de decisiones,
  • mejora el compromiso de los empleados
  • mejora la imagen corporativa.

En Portium, además de la comunicación cercana con todos los colaboradores y miembros de la tripulación (tal como le llamamos a nuestro equipo de trabajo), utilizamos algunas herramientas que, por el momento, nos han facilitado el trabajo diario y además, nos han permitido acercarnos a los miembros que se han ido integrando recientemente.

Tal como mencioné al inicio, las herramientas no deben ser precisamente todas digitales, también pueden ser offline y muy útiles. No debemos perder la costumbre de iniciar una buena conversación con nuestros colaboradores o convocarlos a reuniones en donde la mejor forma de aportar ideas es la misma interacción entre todos.

A continuación te presento cinco de las herramientas de comunicación que utilizamos en Portium.  Hasta el momento nos han funcionado bastante bien, podrían resultarte a ti también.

5 herramientas de comunicación en Portium

1.- Reuniones de Tráfico

En esta reunión, muy importante, que realizamos todos los lunes, se analizan los resultados de la semana anterior y se abordan problemas que hayan surgido durante ese periodo. Además, se elabora una táctica para la semana que inicia, en concordancia con los objetivos mensuales de la empresa. En esta reunión, que no debería durar más de 1 hora, se definen las tareas para cada departamento.

2.- Plataformas de gestión de tareas

La herramienta que utilizamos para esta acción es Trello. Y no podemos negar que nos ha facilitado la organización de las tareas semanales. Si bien es cierto es un poco normal que al principio te pierdas del Trello, lo ideal es que vayas siguiéndolo diariamente para revisar el estado de cada tarea y la fecha en que se caduca.

Aquí te dejo una guía rápida de cómo usar Trello.

En Trello, los tableros bien pueden ser semanales y les puedes cambiar de nombre, nosotros hemos tenidos tableros desde: “Winter is coming” en diciembre, “Carnival Mode” en febrero, o “Board de Cuaresma” en abril; ya eso lo dejo a tu elección. Lo ideal es darle un toque de creatividad. La idea es que los nombres sean bastante familiares para tu equipo.

Es una herramienta muy útil para organizar a tu equipo, eso sí, nunca estés en FIRE!, seguramente debas quedarte trabajando toda la noche…

3.- Comunicación en equipo

La herramienta que hemos elegido para realizar la colaboración y comunicación de todos los miembros de la tripulación es: Slack.

Slack ofrece salas de chat organizadas por temas, así como grupos privados y mensajes directos. Te recomiendo que para evitar distracciones, crees dos canales principales, tal como los tenemos nosotros. Te doy un ejemplo: #Random: No se permite en este canal hablar de trabajo!!!!!!!!!!!!! y #General: Solo trabajo (y cosas serias). Especificar los canales es muy importante.

Pero además, en Slack tenemos los canales de cada startups que manejamos, o de temas específicos que necesitamos trabajar como: #content, #design, #communication, entre otros.

Slack también integra una gran cantidad de servicios como Google Drive, Dropbox, GitHub, Trello y Zendesk.

4.- Publicación institucional

Estas publicaciones bien podrían ser newsletters como publicaciones semanales en el blog.

Las publicaciones son especialmente funcionales para grandes equipos en los que es habitual que los empleados no estén enterados de todas las novedades de la empresa de manera orgánica. A través de esta herramienta, se pueden enviar actualizaciones de objetivos, noticias de la empresa y cualquier otra información relevante para todo o parte del equipo.

En Portium tenemos la configuración de alerta en Slack de todas las publicaciones en el blog, pero también estamos suscritos a newsletters semanales de una de las startups miembros: Footters.

5.- Correo electrónico

No podía dejar de mencionar el tradicional correo electrónico como una de las herramientas importantes para la comunicación, incluso con todas las modernas herramientas de comunicación interna que existen hoy en día, el email es todavía uno de los métodos más usados dentro de las empresas.

Una de las mayores utilidades que le hemos encontrado al mail es al momento de enviarnos los enlaces para documentos compartidos alojados en Google Drive. Sí, podríamos enviarlos desde Slack, pero en el correo podemos añadir también a colaboradores externos de la empresa o a socios o a clientes, con quienes también nos interese interactuar.

No puedo terminar este artículo sin mencionar que una de las comunicaciones más efectivas que tenemos es, por supuesto, el “mail del viernes” que nos envía David López Carrascal, nuestro CTO. Quizás él pensaba que nadie lo leía pero este último viernes, cuando no lo recibimos, todos lo echamos de menos…

¿Qué te ha parecido esta colección de herramientas de comunicación en la empresa? ¿Cuáles son las que ya utilizabas y cuáles las que te gustaría comenzar a utilizar?

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Comments (2)

Me ha gustado el artículo de Hetza Cadena. La verdad es que esas herramientas de comunicación mencionadas son muy importantes. Por ejemplo, un organizador muy bien aprovechado por mi equipo de trabajo como Director de Comunicación en la Agencia Sanitaria del Ecuador ha sido Trello. Espero continúen publicando artículos relacionados. Ahora tengo un emprendimiento relacionado con la Publicidad para medios on line y me encantaría leer algo de aquello.

Muchas gracias Max García por tu comentario. Me alegro que te haya sido útil el artículo. El Trello nos ha servido de mucha ayuda para nuestro día a día en la oficina, aunque también te invitamos a utilizar las otras herramientas que hemos probado y nos han funcionado bastante bien, como por ejemplo, las reuniones de tráfico y estatus que se diferencian en la planificación de la semana (tráfico- lunes por la mañana) y la evaluación de la semana (estatus- jueves por la tarde). Seguro si lo complementas con el Trello te irá mucho mejor con tu equipo de comunicación. Tomaré en cuenta tu sugerencia para mis siguientes publicaciones. Un saludo.

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